Zeitmanagement – Tipps für mehr Zeit für sich

Jeder kennt das Problem – der Tag ist oftmals viel zu kurz für all die Dinge, die wir gerne machen möchten. Was können wir tun, um unsere Zeit bestmöglich zu nutzen und nicht nur die Dinge zu erledigen, die wichtig sind, sondern auch die, die uns Spaß machen und uns neue Energie geben? 

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Der Tag hat 24 Stunden, die Stunde 60 Minuten

Daran können wir nichts ändern. Wir können uns jedoch selbst managen und die zur Verfügung stehenden Stunden optimal nutzen. Durch ein systematisches, gut durchdachtes Zeitmanagement können wir täglich erstaunlich viel Zeit gewinnen und manche Pflichtaufgabe sogar mit angenehmen Dingen verbinden.

Zeitmanagement gibt dir mehr Zeit für dich

Beim Zeitmanagement geht es nicht darum, sich noch mehr Zeit für die Arbeit zu schaffen, sondern vielmehr darum, sich für die schönen Dinge im Leben mehr Zeit „freizuschaufeln“. Aber nicht nur das – ein gutes Zeitmanagement unterstützt dich auch dabei, die wirklich wesentlichen Dinge zu erledigen. Dadurch fühlst du dich erfolgreicher und zufriedener. Wir zeigen dir, wie das geht.

 

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Die Ist Analyse

Damit du den Umgang mit deiner Zeit optimieren kannst, ist es wichtig, erst einmal zu prüfen, wo deine Zeit überhaupt bleibt. Tust du tatsächlich das, was du tun möchtest, oder verbringst du viel mehr Zeit mit Dingen, die dir gar nicht so wichtig sind?

Um einen exakten Überblick über deine tatsächlichen Zeitaufwand zu bekommen, solltest du für eine Woche Folgendes tun: Schreibe dir in einem Protokoll genau auf, wie lange du für welche Aktivität benötigst – vom Aufstehen bis zum Schlafengehen. Das erfordert ein wenig Disziplin, aber du erkennst genau, wie viel Zeit du tatsächlich wofür verwendest. Wähle dabei eine möglichst normale Woche, um den Plan so realistisch wie möglich zu erstellen.

Hier ein Beispiel für deine Wochenplanung:

  • Arbeit = 40 Stunden/Woche + 5 Stunden Hin- und Rückweg
  • Haushalt = 6 Stunden
  • Hund = 20 Stunden
  • Lesen = 5 Stunden
  • Freunde oder Familie treffen = 6 Stunden

Nach dieser einen Woche kannst du dein Zeitprotokoll analysieren. Sind die zeitlichen Ressourcen hierbei aus deiner Sicht korrekt verteilt? Oder möchtest du dir für einige Aktivitäten mehr Zeit nehmen als bisher? Entdeckest du hier ein Ungleichgewicht, dann solltest du neue Prioritäten setzen und deine Zeitplan danach ausrichten. 

Es geht um deine Zeit! Du solltest sie für deine Wünsche und Ziele optimal nutzen

Das erstellte Zeitprotokoll ist die Grundlage für die Entscheidung, wie du zukünftig deinen Tag gestalten möchtest, um häufiger die Dinge zu tun, die dir wichtiger sind als andere. Dabei geht es ganz allein um dich! Abgesehen von wenigen Pflichten wie zum Beispiel Arbeiten kannst du selbst bestimmen, wie du deine Zeit verbringen willst. Mache aus „eines Tages“ „Tag eins“! In kleinen Schritten ist es am einfachsten. Was es auch ist: Du kannst es selbst in die Hand nehmen!

 

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Planung spart Zeit!

Beginne jetzt mit deiner konkreten Zeitplanung! Auch wenn du der Meinung bist, dass sie zusätzlich Zeit kostet, ist dies in der Realität zu kurz gedacht. Tatsächlich verkürzt eine gute Planung den Zeitaufwand pro Aufgabe. Das Ergebnis: mehr Freiraum und eine höhere Zufriedenheit. Investiere deshalb täglich 5 bis 10 Minuten in die Planung – zum Beispiel morgens nach dem Frühstück oder abends vor dem Zubettgehen. Dabei kannst du auch vorausschauend schon die ganze Woche planen, wenn dir die Tagesplanung zu kurzfristig erscheint. Hier solltest du jedoch auch die Möglichkeit berücksichtigen, Unvorhersehbares zu integrieren. 

Plane grundsätzlich schriftlich! Das macht den Kopf frei und hat den Vorteil, dass du nichts vergisst. Unerledigte Aufgaben schwirren uns die ganze Zeit im Kopf herum und sorgen für Stress – wenn auch oft  unbewusst. Wenn du deine To-dos schriftlich festhältst, verringert sich automatisch der innere Druck. 

Notiere die geschätzte Dauer deiner To-dos

Beginne dabei immer mit den Dingen, die du unbedingt erledigen solltest. Und vermeide Zeitverzug durch fehlende Informationen. Frage dich bereits bei der Planung: „Was sind die Voraussetzungen, damit ich die Aufgabe erledigen kann? Habe ich alle Informationen?“ Sollten weitere Auskünfte nötig sein, so mache dir Notizen dazu.  

Fasse gleichartige Aufgaben zusammen. Wenn du zum Beispiel drei Telefonate zu erledigen hast, dann führe diese alle hintereinander. So sparst du Zeit und musst spätere Aufgaben nicht unterbrechen.

Oft sind wir bei unserer Zeitplanung zu optimistisch. Schätze deshalb nicht zu knapp. Am Anfang wirst du dich unter Umständen häufig verschätzen. Das ist normal. Das Einschätzen von Aufgaben ist schwer. Rechne im Zweifelsfall lieber mehr Zeit ein.

Da nicht alle Aufgaben die gleiche Wichtigkeit oder Dringlichkeit haben, ist es sinnvoll, sie zu unterteilen und zu priorisieren. Nutze dafür die A-, B-, C- und D-Kategorisierung.

Beachte dabei: Manche Aufgaben wirken oftmals schon allein aufgrund ihres Umfangs so gewaltig, als ob sie kaum zu schaffen wären. Dies ist wenig motivierend und könnte dazu führen, dass du die Aufgabe erst gar nicht angehst. Hier hilft die Aufteilung in kleinere Teilaufgaben, die du ebenso kategorisieren kannst wie deine anderen Aufgaben.  

Mit der A-, B-, C- oder D-Kategorisierung bewusst Prioritäten setzen

Der größte Fehler im Zeitmanagement ist, Dinge zu tun, die überhaupt nicht getan werden müssen!

  • A: Aufgaben, die dringend und wichtig sind. Diese Aufgaben solltest du am besten zu den Tageszeiten erledigen, an denen du am leistungsstärksten bist. Finde heraus, wann du deine „Hochs“ hast. Stelle sicher, dass du in diesen Zeiten ungestört an deinen wichtigen Aufgaben arbeiten kannst.

  • B: Aufgaben, die im Augenblick nicht dringend erscheinen, die aber für die Zukunft wichtig sind. Wenn du B-Aufgaben vernachlässigst, gerätst du möglicherweise in eine Stresssituation. Dann werden aus den B-Aufgaben schnell A-Aufgaben.

  • C: „Tagesgeschäft“. Es handelt sich um Aufgaben, die dringend (weil sie schnell erledigt werden müssen), aber langfristig gesehen nicht wichtig sind. Viele solcher Aufgaben kannst du abgeben oder durch eine bessere Organisation verkürzen. Lege Routinen und unwichtigere Aufgaben unter Berücksichtigung deiner persönlichen Leistungskurve eher in deine Leistungstiefs. Doch Vorsicht: Auch C-Aufgaben können zu A-Aufgaben werden, wenn sie nicht rechtzeitig erledigt werden. Ein bekanntes Beispiel hierfür: Ihre Wohnung ist unaufgeräumt und es kündigt sich überraschend Besuch an.

  • D: Diese Aufgaben sind nicht dringend und auch nicht wichtig. Das heißt, es entsteht kein Schaden, wenn du diese Dinge nicht erledigst. Welche das sind, kannst nur du selbst entscheiden. Frage dich, ob du solche Aufgaben überhaupt erledigen möchtest. Es kann zum Beispiel sein, dass dir eine D-Aufgabe viel Freude bereitet, auch wenn sie eigentlich keine große Bedeutung hat. Du kannst im Bereich der D-Aufgaben leicht Zeit sparen, solltest aber bedenken, dass es eventuell gerade solche Dinge sind, die dir guttun. Im Rahmen des Zeitmanagements gilt: D-Aufgaben erst dann angehen, wenn alle anderen To-dos erledigt sind.

Nun geht’s an die Umsetzung Ihrer Planung

Erledige zuerst alle A-Aufgaben, danach so viele B-Aufgaben wie möglich. C-Aufgaben solltest du möglichst an andere Personen abgeben, was aber leider im Privatleben oftmals nicht so ganz einfach ist. Abschieben an den Lebenspartner hört sich zwar gut an, bleibt aber meistens Wunschdenken. Deshalb solltest du dir ein System erarbeiten, mit dem du Routine- und Alltagsaufgaben möglichst schnell und effizient erledigen können. D-Aufgaben solltest du entweder streichen oder dir bewusst gönnen und genießen.

Lerne „nein“ zu sagen! „Nein“ zu Aufgaben, die du nicht machen möchtest und zu Dingen, die dir nicht gut tun und dich nur ablenken.

 

Kontrolliere deine Planung!

Am Ende des Tages sollten Sie Ihre Tagesplanung überprüfen. Aufgaben, die Sie heute nicht geschafft haben, übertragen Sie in Ihre Planung für den nächsten Tag. Versuchen Sie bei Fehlplanungen zu analysieren, was die Ursache dafür war, und überlegen Sie, wie Sie Ihre Zeitplanung in Zukunft optimieren können. Nur so lernen Sie daraus.

Vergleichen Sie Ihren Tagesplan immer wieder mit Ihrer ursprünglichen Wochenplanung und kontrollieren Sie so, ob Sie auf einem guten Weg sind, Ihre Zeit ausgewogen und wie von Ihnen gewünscht zu verbringen.

Alles Wichtige erledigt? Dann wird es höchste Zeit, Ihren Einsatz ordentlich zu belohnen und die neu gewonnene Freizeit zu genießen! Wir wünschen Ihnen viel Erfolg auf Ihrem Weg in einen selbstbestimmten Alltag, in dem Sie viel Zeit für sich genießen können.